중국 OEM 생산을 진행하다 보면 가장 신경 써야 할 과정이 바로 ‘샘플 승인’입니다. 단순히 제품을 받아보는 절차가 아니라, 이후 수천 개의 본생산 품질을 좌우하는 기준점이 되기 때문입니다. 이 단계에서 명확한 승인 기준과 피드백 체계를 잡지 않으면, 나중에 클레임이 발생하더라도 책임 소재를 명확히 구분하기 어렵습니다.

샘플은 보통 1차 프로토타입, 수정본, 최종 승인본 세 단계로 구분됩니다. 1차 샘플은 디자인 확인용으로, 실제 생산 공정과 차이가 있을 수 있습니다. 이때 중요한 건 ‘수정 사항을 문서화’하는 것입니다. 구두로만 전달하면, 중국 현지 공장과의 인식 차이로 오해가 생기기 쉽습니다.

수정본은 그 피드백을 반영한 단계입니다. 이 시점에서는 실질적인 소재, 컬러, 마감, 포장까지 모두 실제 생산 기준으로 맞춰야 합니다. 가능하다면 영상통화로 공장 담당자와 함께 샘플을 개봉하고, 세부 사항을 실시간으로 확인하는 것이 좋습니다.

최종 승인본은 실제 본생산의 기준이 되는 ‘골드 샘플(Gold Sample)’입니다. 승인 이후에는 어떠한 수정도 어렵기 때문에, 사이즈 오차, 인쇄 품질, 포장형태, 라벨 부착위치까지 꼼꼼히 기록해야 합니다. 이 샘플은 한국 본사, 중국 공장, 물류창고 각각 1부씩 보관하는 것이 원칙입니다.

샘플 승인 절차에서 흔히 생기는 문제는 ‘의사소통의 단절’입니다. 번역 과정에서 미묘한 의미 차이가 생기거나, 담당자가 변경되면서 전달 누락이 발생하기 때문입니다. 따라서 희명무역에서는 샘플 승인 전, 내부 확인서와 함께 중국 측에 동일한 시각 자료를 공유해 생산자의 이해를 돕고 있습니다.

또 하나의 핵심은 ‘시간 관리’입니다. 샘플 수정이 반복되면 납기 일정 전체가 밀리게 되는데, 이때 미리 “최대 2회 수정 후 승인 확정” 등의 기준을 제시하면 불필요한 지연을 막을 수 있습니다. OEM 거래는 결국 ‘속도와 품질의 균형’을 맞추는 일입니다.

생산 확정 후에는 반드시 ‘승인 일자’와 ‘담당자 서명’을 남겨야 합니다. 이 기록이 추후 분쟁 발생 시 품질 기준의 증거가 됩니다. 이메일로만 남기기보다, PDF 확인서 형태로 별도 파일을 보관하면 좋습니다.

희명무역은 이 모든 절차를 체계화하여, OEM 샘플 승인 과정을 효율적으로 관리하고 있습니다. 제품의 퀄리티를 유지하려면 첫 단추인 샘플 승인부터 확실히 잡아야 합니다. 한 번의 꼼꼼한 확인이 수천 개의 불량을 막는 길이기 때문입니다.