중국 공장과 거래할 때 가장 많이 하는 질문 중 하나가 있다. “OEM 생산 계약서를 꼭 써야 하나요?”
결론부터 말하자면 ‘무조건 써야 한다.’
처음 거래할 땐 서로 믿음으로 시작하지만, 대량 생산이 진행되고 금액이 커지면 단순한 구두 약속만으로는 절대 안정적인 거래가 어렵다. 희명무역이 수많은 거래를 진행하면서 배운 것은, 계약서 한 장이 문제의 80%를 막아준다는 사실이다.
1688 플랫폼을 통해 OEM 주문을 진행하면 대부분 채팅으로만 견적이 오간다. 공장 측은 ‘We can make it same!’이라며 빠르게 답변하지만, 세부 조건은 거의 기재되지 않는다. 예를 들어 원단 혼용률, 색상코드, 인쇄 위치, 포장 형태, 납기일 등은 구체적으로 기록되지 않는 경우가 많다. 이런 부분이 바로 분쟁의 시작점이다. 실제로 A라는 바이어가 1688에서 OEM 가방을 주문했는데, 인쇄 위치가 견본과 달라 전체 1,000개를 다시 생산한 사례도 있었다. 공장 측은 “사진과 설명이 애매했다”고 주장했고, 결국 손해는 바이어가 떠안았다. 계약서가 없었기 때문이다.
희명무역은 이런 실수를 방지하기 위해 거래 초기에 반드시 ‘영문 계약서’ 혹은 ‘중문 양식 계약서’를 병행해 작성한다. 계약서에는 최소한 다섯 가지 항목이 포함되어야 한다.
첫째, 제품 명세서. 제품의 사이즈, 소재, 색상, 수량, 포장 형태를 구체적으로 기재한다.
둘째, 납기 일정. 생산 착수일과 완료 예정일, 선적일을 명확히 구분해야 한다.
셋째, 결제 조건. 선금, 중도금, 잔금의 비율과 지급 시점을 명시한다. (예: 계약 시 30%, 출고 전 70%)
넷째, 품질 기준 및 불량 처리 조항. 불량률 기준(예: 3% 초과 시 재생산), 재검수 또는 환불 절차를 적는다.
다섯째, 지적재산권 관련 조항. 바이어의 디자인 도용 방지를 위해, 샘플 도면이나 로고 사용권을 보호하는 문구를 삽입해야 한다.
이 다섯 가지가 누락되면, 나중에 문제가 생겨도 법적으로 대응하기가 어렵다. 중국 내 법률 체계상 ‘문서 증거’가 가장 강력한 효력을 가지기 때문이다.
또 하나 중요한 부분은 ‘서명 주체’다. 종종 영업 담당자 개인 이름으로 계약을 진행하는 경우가 있는데, 실제로 법적 책임은 그 개인이 아닌 회사가 져야 한다. 따라서 계약서에는 반드시 공장 공식명 + 대표자명 + 직인이 함께 있어야 한다. 희명무역에서는 공장명과 사업자등록번호(统一社会信用代码)를 반드시 확인한 뒤 진행한다. 그래야 이후 세금계산서, 운송 서류, 통관 문서까지 연결될 때 문제가 생기지 않는다.
OEM 생산은 단순 주문이 아니라 ‘공동 프로젝트’에 가깝다. 원부자재 수급, 금형 제작, 인쇄 판 조정, 포장박스 인쇄 등 세부 항목이 많다. 이런 경우 계약서에 ‘수정 횟수 및 비용’도 명시해야 한다. 예를 들어 “샘플 수정은 최대 2회, 이후 추가 수정 시 1회당 300위안 추가” 같은 문구가 있으면 훨씬 명확하다. 공장도 그 기준에 따라 일정을 관리하고, 바이어도 불필요한 분쟁을 줄일 수 있다.
많은 초보 사업자들이 “1688에 이미 주문서가 있는데, 따로 계약서를 쓸 필요 있나요?”라고 묻는다. 하지만 1688 플랫폼의 주문 내역은 기본적으로 ‘상거래 계약서’로 간주되지 않는다. 이는 단순 거래 기록일 뿐이며, 법적 효력이 약하다. 플랫폼 내부 분쟁센터에 이의 제기를 해도 실제 환불이나 재생산 보장은 어렵다. 반면 오프라인 서명된 계약서는 중국 내에서도 법적 효력을 가진다. 희명무역은 필요 시 ‘양국 이중 계약서(한중 병기)’ 형태로 제공해 분쟁 발생 시 근거자료로 활용하고 있다.
또 하나 놓치기 쉬운 부분이 ‘QC(품질검사) 절차’ 명시다. 공장 입장에서는 출고 후 불량이 발견되면 재생산을 꺼린다. 따라서 계약서에 반드시 “출고 전 희명무역 QC팀 입회 검수 진행 후 발송” 같은 문구를 넣는다. 이 한 줄이 거래 품질을 좌우한다. 실제로 QC 사진과 영상 기록을 첨부하면, 추후 문제가 생겼을 때 명확한 증거가 된다.
마지막으로 중요한 건 ‘신뢰’다. 계약서는 서로를 불신해서 쓰는 게 아니라, 기억을 보완하기 위해 쓰는 장치다. 중국 공장들도 이런 계약서를 오히려 신뢰의 신호로 본다. 실제로 명확한 계약서를 제시하는 바이어에게는 더 좋은 단가를 제시하거나, 일정 우선권을 주는 경우가 많다.
결국 계약서 작성은 ‘리스크 관리’이자 ‘거래력의 표현’이다. 희명무역은 수많은 OEM 거래 속에서 늘 같은 원칙을 유지한다. 말보다 문서가 정확하고, 신뢰는 기록 위에서 자란다.
