중국구매대행을 오래 운영하다 보면 특정 패턴의 문제가 반복적으로 발생합니다. 플랫폼이 1688이든 타오바오든 구조는 비슷하기 때문에 초보 셀러들이 처음에는 당황하더라도, 실제 프로세스를 이해하고 나면 대응 속도가 훨씬 안정적으로 나옵니다. 구매대행은 단순히 ‘대신 사주는 서비스’가 아니라 공급처와 물류센터, 셀러 사이에 발생하는 다양한 변수를 조정하는 실무 작업에 가깝습니다.

가장 흔한 문제는 ‘옵션 누락’입니다. 중국 판매자의 출고 방식이 한국과 다르기 때문에, 옵션이 여러 개인 주문은 박스가 분리되거나 일부 색상이 빠져 출고되는 일이 생각보다 빈번합니다. 이때 핵심은 주문 내역보다 공급처 영수증과 검수 기록을 우선 확인하는 것입니다. 검수에서 누락이 확인되면 대행사가 바로 공급처에 재발송을 요구하게 되며, 공급처가 잘 대응하지 않을 경우에는 환불 절차로 전환됩니다.

두 번째는 ‘재고 변동 문제’입니다. 중국은 상시 생산 시스템이 아니다 보니 품절 전환이 빠르고, 그날 주문해도 다음날 재고가 사라지는 경우가 많습니다. 이런 문제가 생기면 대체 상품 제시 또는 부분 환불로 대응하게 되는데, 공급처가 고지 없이 품절 처리를 하는 경우가 많아 대행사는 주문 직후 재고확인을 반복적으로 진행합니다. 이 과정이 빠른 업체일수록 전체 운영 안정성이 높아집니다.

세 번째는 ‘품질 편차’입니다. 사진과 실물의 차이가 큰 공급처는 특히 생활용품·악세사리 카테고리에서 빈번합니다. 가격이 저렴할수록 이러한 편차는 자연스러운 구조이기 때문에 검수 기준을 초기에 명확히 합의해두는 것이 중요합니다. 검수 기준을 넓게 잡으면 통과율은 올라가지만 클레임이 늘어나고, 기준을 좁히면 재검수와 반품이 증가합니다. 셀러의 판매 정책에 따라 기준을 조절해야 합니다.

네 번째는 ‘오배송 문제’입니다. 특히 유사한 컬러나 패턴이 많은 제품군에서는 포장 단계에서 섞이기 쉬워 중국 판매자도 실수가 잦습니다. 오배송이 발생하면 물류센터에서 구분 작업을 거쳐 공급처 클레임으로 이어집니다. 이때 중요한 것은 오배송 비율을 지속적으로 기록해 어떤 공급처가 신뢰도가 낮은지를 데이터로 관리하는 것입니다.

다섯 번째는 ‘파손’입니다. 택배 이동 거리가 길고, 도매 패킹이 워낙 간단하기 때문에 충격이 갈 수밖에 없습니다. 취급 주의가 필요한 제품일수록 중국 현지에서 추가 포장 요청을 넣거나 완충재 옵션을 요구해야 파손률을 줄일 수 있습니다.

여섯 번째는 ‘부피 오차로 인한 물류비 상승’입니다. 중국은 실제 무게보다 부피무게가 우선 적용되는 경우가 많습니다. 셀러가 예상한 배송비보다 크게 증가하는 일이 잦기 때문에, 구매대행사는 출고 전 부피 측정 데이터를 제공하고 셀러는 판매 단가에 일정 비율의 여유를 고려해야 합니다.

마지막으로, ‘소통 지연’ 문제도 흔합니다. 중국 공장은 점심시간에 아예 연락이 끊기거나, 주말에는 응답이 늦어지는 경우가 많습니다. 따라서 소통이 빠른 구매대행사일수록 처리 속도가 훨씬 안정적이며, 공장과의 라인을 직접 확보하고 있는지가 중요한 차별요인이 됩니다.

아래 표는 실무에서 가장 많이 발생하는 7가지 문제와 그 해결 흐름을 정리한 것입니다.

[표: 중국구매대행 주요 문제와 해결 흐름]